اتوماسيون اداري

معرفي

اين نرم افزار نيز از سري سيستم هاي متصل و قابل افزايش به سامانه هاي ايده پرداز مي باشد كه هدف از ارائه آن ايجاد پايگاهي يكپارچه و جامع از تمامي مكاتبات، نامه نگاري ها، بخش نامه ها، صورتجلسه ها و موارد مرتبط است تا سازمان ها، شركت ها و موسسات بتوانند در هر زمان با جستجو هاي ساده به مكاتبات خود رجوع نمايند و در صورت نياز استناد كنند.
اين سيستم به سازمان ها، شركت ها و موسسات امكان آنرا مي دهد كه در هر اندازه يا تعداد پرسنل كه باشند، ساختار سازماني خود را در آن مشخص نمايند و بر اساس ساختار سازماني خود فرايند سازي را پيش ببرند. در اين سيستم هر كدام از پرسنل داراي جايگاه خود مي باشند و علاوه بر داشتن پنل شخصي جهت مشاهده و ارسال مكاتبات مورد نياز، مي توانند براي كار هاي خود زمان بندي و يادآوري ايجاد نمايند و از سيستم پيغام يادآوري دريافت كنند. مديران نيز مي توانند با ارسال يكجا بخش نامه ها، صورتجلسه ها و پيام حضور در جلسات، ساماندهي داخلي دفتر خود را در دست بگيرند. همچنين از ويژگي هاي اين سامانه امكان درج نمودن درخواست هاي مرخصي توسط كاركنان و نظارت مديريت و سرپرستان به منظور تاييد و يا رد آنها به همراه امكان گزارش گيري از مرخصي هاي گرفته شده.
در نهايت Paperless شدن و حذف اتلاف هاي كاغذي و محل نگهداري پرونده هاي عظيم مكاتبات، نيز جز اهداف راه اندازي اين سامانه هستند.
آيا مي دانستيد شركت ايده پرداز 5% از سود سيستم هاي مكاتبات و اتوماسيون اداري خود را به سازمان هاي محيط زيستي، مراكز بازيافت و ارگان هاي حفاظت از طبيعت ارائه مي دهد و مشتريان اين سيستم در اين امر با ما سهيم اند ؟
فوايد يكپارچه بودن سيستم نظر سنجي در سامانه هاي ايده پرداز :
  • اتصال به پايگاه داده كاربران و كاركنان ثبت شده در سامانه هاي ايده پرداز و از بين رفتن ورود اطلاعات مجدد پرونده آنها
  • استفاده از امكانات به روز سامانه ها و انواع امكانات آن مانند مركز گزارشات، سطوح دسترسي چند لايه اي، log عمليات انجام شده در سيستم و...
  • مشاهده و چاپ انواع فرم هاي اداري و نامه ها مانند درخواست كتبي، مرخصي، صورتجلسه، بخش نامه، پيام دعوت حضور در جلسه و...
  • مشاهده و نظارت بر تمامي مكاتبات و فعاليت هاي كاربران توسط مديران و سرپرستان
  • مجهز بودن به سامانه درخواست و ثبت مرخصي هاي روزانه و ساعتي جهت درج در سيستم با امكان كنترل مرخصي ها و دريافت انواع گزارشات

امكانات

: گردش مكاتبات اداري(دبيرخانه، كارتابل، بايگاني)
  • ايجاد نامه هاي دلخواه جهت ارسال به يك يا مجموعه اي از كاربران
  • ارائه بخشنامه هاي دسته جمعي
  • امكان پيوست فايل هاي لازم
  • مشاهده ارجاعات، گردش و اطلاعات نامه با اشاره به هر رديف نامه
  • مشاهده چرخه و توالي ارجاعات
  • دريافت يكجاي نامه و كليه سوابق و پيوستها در قالب يك فايل فشرده
  • امكان مشاهده نامه هاي متني در قالب Word و PDF
  • دسته بندي نامه‌هاي دريافت شده برحسب تاريخ دريافت، فرستنده، اولويت نامه‌ها و …
  • پرينت نامه‌ها (بدنه نامه، بدنه همراه ارجاعات، بهمراه يادداشت و جوابيه و…)
  • جستجوي پيشرفته برروي تمام شاخصه‌هاي نامه
  • تعريف قوانين كارتابل جهت دسته‌بندي خودكار نامه‌ها
  • امكان دسترسي به كارتابل پست‌هاي تفويض شده و كارتابل افراد جانشين
  • امكان الصاق نامه‌ها به هم در جهت توليد زنجيره سوابق نامه
  • پيگيري و نظارت برروند گردش و اقدامات انجام شده بر روي نامه‌ها
  • قابليت انتقال كارتابل با تغيير پست هاي سازماني و نگهداري سوابق
  • رويدادنگاري وقايع سيستمي در سه سطح كم ارزش، متوسط و پر ارزش
  • امكان اعمال تنظيمات در سطح سيستم و كاربر
قابليتها و امكانات اصلي ارجاع :
  • پيروي خودكار از قوانين كارتابل در هنگام ارجاع نامه
  • انتخاب و ارجاع چندين نامه به صورت همزمان
  • تعيين نوع و الويت ارجاع
  • ارجاع نامه به صورت محرمانه
  • ايجاد گروه بندي گيرندگان و ارجاع گروهي
  • تعريف گيرندگان مورد علاقه و مشاهده آنها در ابتداي ليست
  • ارجاع نامه به تمامي گيرندگان قبلي
  • ارجاع با دو امكان انتقال يا باقي ماندن نامه در كارتابل
  • ذخيره متون پركاربرد جهت استفاده در هنگام ارجاع
تقويم و مديريت جلسات :
  • ايجاد يك تقويم كاري و برنامه فردي براي هر شخص
  • ثبت و تنظيم زمان قرار ملاقات‎ها و جلسات در سررسيد الكترونيكي
  • درج زمان يادآوري براي جلسات
  • دعوت مدعوين داخلي جلسه از طريق سامانه مكاتبات
  • صدور دعوت نامه خودكار به مدعوين
  • ثبت وضعيت حضور‌ اعضا در جلسات
  • امكان ثبت صورتجلسات و ارسال خودكار آن به كارتابل حاضرين
  • امكان تنظيم جلسات داخلي سازمان (مشخص كردن زمان، مكان، موضوع، افراد مدعو در جلسه، تعيين مسئول جلسه و تجهيزات مورد نياز و فعال كردن يادآوري براي اطلاع افراد مدعو در جلسه)
  • رزرو مكان جلسات
  • كنترل تداخل مكاني و زماني جلسات
  • آرشيو جلسات و ذخيره محتواي توليد شده
  • امكان ايجاد Task و ارجاع آن بصورت فردي يا گروهي
  • هشدار خودكار جلسات و Task هر كاربر به محض ورود به سيستم
مديريت مستندات :
  • تعريف سطوح دسترسي واحدها و كاربران به اسناد و پرونده ها
  • تعيين دسترسي مشخص به ايجاد، تغيير و به روز رساني اسناد
  • حفظ سوابق نسخه هاي مختلف سند( Versioning)
  • امكان اختصاص تگ به فايل ها سند
  • امكان check in/ out سند در صورت كار همزمان چند كاربر
  • تعريف شماره گذاري اسناد
  • امكان درج چندين فايل در يك سند
  • امكان افزودن، حذف و جايگزيني فايلها يك سند
  • مشاهده و دريافت فايلهاي نسخ قبلي يك سند
  • امكان جستجوي اسناد بر اساس موضوع و ويژگي هاي اسناد و تگ هاي سند
  • امكان تعريف كدگذاري خودكار و يا دستي بر روي اسناد و پوشه ها
  • يكپارچه سازي گروه ها و كاربران داخلي
  • ارتباط سطوح دسترسي كاربران و پست هاي سازماني
  • ايجاد پرونده مكاتبات مرتبط به خدمات تعريف شده در سيستم مانند نامه ها، مكاتبات و بخش نامه ها
  • پيوست فايل مرتبط به تور مشخص و درج اسناد
  • ثبت انتقادات، پيشنهادات و نظرات و جمع بندي نهايي
  • پيوست مستندات مرتبط به يك تور جهت مشاهده كاربران فروش
  • اتصال مدارك مربوط به امور مالي خدمات گردشگري جهت مشاهده مديريت و امور مالي
  • اتصال ارتباطي مكاتبه اي بين دفاتر
  • Sync فرمت و اطلاعات با Microsoft Word
  • Backup گيري از نگهداري از كليه مكاتبات

محصولات سازماني ايده پرداز

    پورتال ايده پرداز
    بستري براي ارائه آنلاين و يا آفلاين خدمات، فرايند ها، فرم ها و يا سيستم هاي سازمان ها كه مديريت، نظارت و نگهداري آنها را كاربران و كاركنان فني و غير فني سازمان ها بتوانند انجام دهند
    مديريت خبرگزاري
    سامانه مديريت خبرگزاري ايده پرداز، نرم افزاري تخصصي براي توليد، ويرايش، مديريت و انتشار اخبار در انواع وبسايت هاي خبري و خبرگزاري هاي آنلاين است
    مديريت كتابخانه آنلاين
    مجموعه مديريت كتابخانه و مقالات الكترونيكي ايده پرداز در راستاي سامان دهي مؤثر ،منظم و سريع مجموعه كتابخانه هاي ديجيتال،پورتال هاي كتابخانه اي،مراكز مقالات و دبيرخانه هاي برگزاري همايش ها طراحي شده است
كليه حقوق مادي و معنوي اين وب سايت براي شركت ايده پرداز محفوظ مي باشد.