سالانه هزينه هاي فراواني صرف كاغذ و هدر رفتن بيهوده آن براي يادداشت داخلي در دفاتر گردشگري مي شود. پيام هايي براي استعلام تاييد شدن خدمات، استعلام قيمت، درخواست ها و يادآوري ها بخش عظيمي از كاغذ هاي باطله يك دفتر را هر ساله به خود اختصاص مي دهد و نظارت يكپارچه و منظم آن تقريبا كاري ناممكن است.
با افزودن نرم افزار مكاتبات داخلي دفتر به سامانه اكسين براي ارسال و دريافت پيام هاي لازم و ضروري ميان كاربران، هر ساله صرفه جويي قابل توجهي در هزينه هاي خواهد شد.
با استفاده از اين سيستم، هر كاربر داراي صفحه و فرم هاي اختصاصي خواهد بود كه با استفاده از آن مي تواند براي ديگر كاربران فعال در سيستم انواع مكاتبات اداري را ارسال و دريافت نمايد. تمامي اين پيام ها در سيستم ذخيره مي شوند و با داشتن كليد تاييد مشاهده توسط دريافت كننده پيام، به مديران مجموعه امكان نظارت و كنترل جامع بر پيام هاي داخلي دفتر را مي دهد.
همچنين مديران مي توانند تمامي بخشنامه هاي جمعي خود را در اين سيتم وارد و يكجا براي كاربران ارسال نمايند.
از ويژگي هاي تنظيم يك پيام در اين سيستم :
- موضوع بندي پيام
- تعيين درجه اهميت
- مشخص نمودن گيرنده ها
- درج متن اصلي
- افزودن فايل ضميمه به صورت پيوست
